Vérification du droit au travail : guide de conformité

La vérification du droit au travail est une obligation légale que tout employeur au Canada doit respecter avant d'embaucher un ressortissant étranger. L'omission de ce contrôle expose la compagnie à des sanctions pénales graves, allant de l'amende à l'emprisonnement. Ce guide pratique détaille la procédure à suivre, les documents à contrôler et les outils disponibles, notamment le portail d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC).

Cet article est fourni à titre informatif et ne constitue pas un conseil juridique ou réglementaire. Consultez un juriste ou un conseil en droit de l'immigration pour toute situation spécifique.

Qui est concerné par l'obligation de vérification du droit au travail ?

L'obligation de vérification s'applique à tout employeur — quelle que soit la taille de la compagnie — souhaitant recruter un travailleur étranger. Les règles varient selon le statut d'immigration du salarié.

Les citoyens canadiens et les résidents permanents n'ont pas besoin de permis de travail. L'employeur vérifie la citoyenneté ou la résidence permanente par un document d'identité valide (passeport canadien, carte de résident permanent, certificat de citoyenneté).

En revanche, tout ressortissant étranger non résident permanent doit être titulaire d'un permis de travail valide, et l'employeur est tenu de le vérifier avant toute prise de poste. Cette obligation est posée par la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR).

Quelle est la procédure de vérification ?

L'employeur doit vérifier le statut d'immigration du candidat avant la prise de poste. Il n'y a pas de délai minimum imposé comme en France, mais la diligence raisonnable exige une vérification préalable documentée.

La démarche concrète se déroule en plusieurs étapes :

1. Collecte du document d'immigration : l'employeur demande au candidat de présenter son permis de travail, sa carte de résident permanent ou son passeport canadien.
2. Vérification du type de permis : tous les permis de travail n'autorisent pas le travail chez n'importe quel employeur. Les permis fermés sont liés à un employeur spécifique.
3. Vérification des conditions : certains permis comportent des restrictions (durée, secteur d'activité, région).
4. Conservation des justificatifs : l'employeur conserve une copie du permis pendant toute la durée du contrat et au minimum 6 ans après.

Pour les employeurs au Québec, le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI) intervient également dans le processus via le Certificat d'acceptation du Québec (CAQ) pour les travailleurs temporaires.

L'EIMT et le Programme des travailleurs étrangers temporaires

L'Étude d'impact sur le marché du travail (EIMT) est un document délivré par Emploi et Développement social Canada (EDSC) confirmant qu'un employeur peut embaucher un travailleur étranger parce qu'aucun citoyen canadien ou résident permanent n'est disponible pour le poste.

Depuis les réformes de 2024, les exigences de l'EIMT incluent la preuve d'efforts de recrutement auprès de groupes sous-représentés et l'attestation de conformité aux normes du travail provinciales (EDSC — Programme des travailleurs étrangers temporaires).

Au Québec spécifiquement, le travailleur étranger temporaire doit également obtenir un CAQ (Certificat d'acceptation du Québec) avant de pouvoir demander son permis de travail auprès d'IRCC.

Que faire si le permis de travail d'un salarié expire en cours de contrat ?

C'est l'une des situations les plus délicates pour les employeurs. Un salarié régulièrement embauché peut se retrouver avec un permis de travail arrivant à échéance.

1. Anticiper l'échéance : dès que l'employeur a connaissance de la date d'expiration, il doit signaler au salarié la nécessité de renouveler son permis au moins 3 mois avant l'expiration.
2. Le statut implicite : au Canada, si le travailleur soumet sa demande de renouvellement avant l'expiration de son permis actuel, il bénéficie d'un « statut implicite » lui permettant de continuer à travailler dans les mêmes conditions jusqu'à ce qu'une décision soit rendue par IRCC.
3. Documenter le statut implicite : l'employeur doit conserver la preuve que la demande de renouvellement a été soumise avant l'expiration.
4. Si le renouvellement est refusé : le salarié n'a plus le droit de travailler et l'employeur doit cesser l'emploi.

Quelles sont les sanctions en cas de manquement ?

Les sanctions encourues pour emploi d'un travailleur étranger non autorisé sont parmi les plus lourdes du droit du travail canadien.

En cas d'inspection par EDSC ou IRCC, l'employeur doit être en mesure de présenter immédiatement les documents de vérification.

Nouvelles exigences et évolutions réglementaires 2026

Les employeurs canadiens font face à un environnement réglementaire en évolution constante. Les modifications récentes au Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) incluent des exigences renforcées en matière de recrutement de candidats canadiens avant de recourir à un travailleur étranger.

Les exigences de l'EIMT incluent présentement la preuve d'efforts de recrutement auprès de groupes sous-représentés et l'attestation de conformité aux normes du travail provinciales. Ces pièces justificatives supplémentaires doivent être jointes au dossier de demande d'autorisation.

Au Québec, le MIFI a renforcé les exigences du CAQ pour les travailleurs temporaires dans certains secteurs, avec des délais de traitement qui varient selon la catégorie de travailleur.

Pour automatiser la collecte et la vérification de ces documents réglementaires, des solutions spécialisées comme CheckFile.ai permettent de centraliser les pièces justificatives, de contrôler leur validité et de conserver les preuves de vérification de manière conforme et horodatée. Découvrez nos fonctionnalités de sécurité documentaire dédiées aux processus de conformité RH.

Intégrer la vérification du droit au travail dans le processus de recrutement

Créer une checklist de vérification standardisée : avant chaque embauche d'un ressortissant étranger, une liste de contrôle formalisée garantit qu'aucune étape n'est omise.

Paramétrer des alertes d'expiration : pour les salariés dont le permis est limité dans le temps, un suivi automatisé des dates d'expiration permet d'anticiper les renouvellements.

Former les équipes RH : les personnes en charge du recrutement doivent connaître les catégories de permis de travail et les conditions associées.

Centraliser la documentation : toutes les preuves de vérification doivent être conservées dans un dossier salarié sécurisé, accessible en cas de contrôle. Des solutions comme CheckFile.ai proposent des offres adaptées à la gestion documentaire RH, avec traçabilité complète des vérifications effectuées.

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Questions fréquentes

Un employeur peut-il embaucher un travailleur étranger sans permis de travail valide ?

Non. La LIPR interdit l'emploi d'un ressortissant étranger sans permis de travail valide (sauf citoyens canadiens et résidents permanents). Les sanctions peuvent atteindre 50 000 CAD par infraction.

Le statut implicite suffit-il pour continuer à employer un travailleur ?

Oui. Si le travailleur a soumis sa demande de renouvellement avant l'expiration de son permis actuel, il bénéficie du statut implicite et peut continuer à travailler dans les mêmes conditions. L'employeur doit conserver la preuve de la soumission de la demande.

Le CAQ est-il nécessaire pour travailler au Québec ?

Oui. Les travailleurs étrangers temporaires qui viennent au Québec doivent obtenir un CAQ du MIFI avant de demander leur permis de travail auprès d'IRCC, sauf exemption (ex. : Programme de mobilité internationale pour certaines catégories).

Quelle est la durée de conservation des documents de vérification ?

L'employeur doit conserver les documents pendant toute la durée du contrat et au minimum 6 ans après la fin de la relation de travail, conformément aux exigences de la CNESST et d'IRCC.

Que risque l'employeur si un sous-traitant lui fournit un salarié sans permis valide ?

L'employeur utilisateur peut être tenu co-responsable. En application des règles du Programme des travailleurs étrangers temporaires, l'employeur donneur d'ordre peut être déclaré solidairement responsable. La vigilance sur les chaînes de sous-traitance est donc une composante à part entière de la conformité en matière de droit au travail.

Les résidents permanents ont-ils besoin d'un permis de travail ?

Non. Les résidents permanents du Canada ont le droit de travailler sans restriction d'employeur ou de secteur. L'employeur doit simplement vérifier la carte de résident permanent ou le document de confirmation de résidence permanente (DCPR) pour confirmer le statut.

Les étudiants internationaux peuvent-ils travailler ?

Les titulaires d'un permis d'études avec une condition de travail peuvent travailler jusqu'à 20 heures par semaine pendant les sessions académiques et à temps plein pendant les congés prévus. L'employeur doit vérifier les conditions spécifiques inscrites sur le permis d'études.

Quelles sont les obligations spécifiques au Québec ?

Au Québec, les travailleurs étrangers temporaires doivent obtenir un CAQ du MIFI avant de demander leur permis de travail auprès d'IRCC (sauf exemption). L'employeur doit vérifier la présence du CAQ en plus du permis de travail. La CNESST veille au respect des normes du travail pour tous les travailleurs, indépendamment de leur statut d'immigration.

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Aller plus loin

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