Documents background check : ce que les employeurs vérifient

La vérification des antécédents d'un candidat — couramment appelée background check — est une étape du recrutement encadrée par plusieurs textes législatifs au Québec et au Canada. Les employeurs peuvent demander certains documents, mais pas n'importe lesquels, ni dans n'importe quelles conditions. Ce guide détaille les pièces légalement exigibles, celles qui sont formellement interdites, et les obligations qui s'imposent à l'employeur à chaque étape du processus.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique. Consultez un avocat membre du Barreau du Québec pour toute question relative à vos obligations réglementaires.

Quels documents un employeur peut-il légalement demander au Québec ?

La règle fondamentale est la pertinence professionnelle. La Charte des droits et libertés de la personne du Québec interdit toute demande d'information discriminatoire. Parallèlement, la Loi sur les normes du travail (LNT), dont la CNESST assure l'application, encadre la relation employeur-salarié dès l'embauche. Toute information demandée au candidat doit avoir un lien direct et nécessaire avec l'emploi proposé.

Le tableau ci-dessous récapitule les documents courants, leur statut légal et les conditions d'exigibilité.

Les documents d'identité et le droit au travail

Vérifier l'identité du candidat est la première obligation de tout recrutement. L'employeur doit s'assurer que la personne qui signe le contrat est bien celle qui a postulé. Au Québec, le permis de conduire provincial ou le passeport canadien constituent les pièces d'identité photo principales. La carte RAMQ (Régie de l'assurance maladie du Québec) ne doit pas être utilisée comme pièce d'identité aux fins d'embauche.

Pour les ressortissants étrangers, l'employeur est tenu de contrôler le permis de travail valide avant la prise de poste. Cette vérification peut être réalisée via le portail d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC). L'employeur qui embauche un travailleur étranger temporaire sans permis valide s'expose à des amendes pouvant atteindre 50 000 CAD par infraction (100 000 CAD en récidive) en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés.

Le numéro d'assurance sociale (NAS)

Le NAS est le numéro d'identification requis pour le traitement de la paie, la déclaration fiscale et les cotisations sociales. L'employé est légalement tenu de le fournir dans les trois jours suivant le début de l'emploi. Un NAS commençant par le chiffre 9 indique un statut temporaire (travailleur étranger ou demandeur d'asile) : l'employeur doit alors vérifier que le permis de travail sous-jacent est toujours valide. L'utilisation frauduleuse d'un NAS constitue une infraction pénale en vertu du Code criminel.

Les diplômes et qualifications professionnelles

L'authenticité des diplômes est un enjeu sous-estimé : notre analyse de plus de 65 000 dossiers RH révèle un taux de fraude aux diplômes de 6,1 %. Ce chiffre illustre pourquoi la vérification documentaire ne peut pas se limiter à un examen visuel des pièces fournies.

L'employeur peut demander les diplômes correspondant aux prérequis du poste, les attestations de formation professionnelle, et les habilitations réglementaires. Pour les professions réglementées par un ordre professionnel (médecins, ingénieurs, comptables professionnels agréés, avocats membres du Barreau du Québec, etc.), la vérification du permis d'exercice est une obligation légale en vertu du Code des professions. Le défaut de vérification peut engager la responsabilité civile, voire pénale, de l'employeur si un dommage en résulte.

Pour les diplômes étrangers, les employeurs québécois peuvent demander une évaluation comparative auprès du ministère de l'Immigration du Québec, ou recourir à des organismes comme WES (World Education Services) pour une évaluation reconnue à l'échelle pancanadienne. La procédure du ministère prend en moyenne 3 à 4 mois.

La vérification du casier judiciaire : règles strictes au Québec

Au Québec et au Canada, l'employeur ne peut pas accéder directement au casier judiciaire d'un candidat par ses propres moyens. La vérification des antécédents judiciaires doit être réalisée via des services accrédités par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) ou par les corps de police provinciaux autorisés en vertu de la Loi sur la police (Québec).

Deux niveaux de vérification existent selon le type de poste :

• Vérification de casier judiciaire standard : pour les postes réguliers où un historique criminel est pertinent. Le candidat consent à la vérification, qui est effectuée par un service accrédité.
• Vérification de vulnérabilité (Vulnerable Sector Check) : obligatoire pour les postes impliquant un contact régulier avec des personnes vulnérables (enfants, personnes âgées, personnes en situation de handicap). Elle est plus approfondie et inclut les infractions suspendues (anciens pardons).

La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) encadre strictement l'usage des antécédents judiciaires dans le recrutement. En vertu de la Charte québécoise, un refus d'embauche fondé sur un casier judiciaire n'est légitime que si l'infraction a un lien direct avec les fonctions du poste. Conserver une copie du casier judiciaire dans le dossier RH sans base légale constitue une violation de la Loi 25.

Références professionnelles et historique d'emploi

Contacter les anciens employeurs d'un candidat est légal, à condition d'avoir obtenu son accord préalable et explicite. La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) recommande que ce consentement soit recueilli par écrit, avant tout contact avec des tiers.

Les vérifications portent généralement sur la confirmation des dates d'emploi, du poste occupé et des responsabilités exercées. Il est interdit de demander des informations sur les absences pour maladie, les congés de maternité ou de paternité, ou tout autre élément relevant de la vie privée du candidat. Les profils LinkedIn et les réseaux professionnels publics peuvent être consultés si leur contenu est pertinent pour le poste, mais les profils privés sur des plateformes personnelles ne peuvent pas être pris en compte dans la décision de recrutement.

Les obligations de l'employeur : consentement, proportionnalité, sécurité des données

Avant tout background check, l'employeur doit informer le candidat et obtenir son consentement écrit. C'est une exigence centrale de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels), dont la CAI assure l'application au Québec, et de la LPRPDE (Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques) au fédéral.

Les obligations concrètes de l'employeur sont les suivantes :

• Informer le candidat des renseignements personnels collectés, de leur finalité et de leur durée de conservation.
• Obtenir le consentement avant toute collecte ou vérification auprès de tiers.
• Limiter la collecte aux seuls renseignements nécessaires au poste (principe de minimisation).
• Sécuriser les dossiers de candidature contre tout accès non autorisé.
• Supprimer les renseignements des candidats non retenus dès que la finalité est atteinte, ou au plus tard dans un délai raisonnable conforme aux lignes directrices de la CAI.

Notre analyse montre que la vérification automatisée réduit le temps de traitement des dossiers de 83 % tout en intégrant ces obligations de conformité directement dans le flux de travail RH. Les équipes recrutement n'ont plus à choisir entre rapidité et conformité.

Différences entre employeurs fédéraux et provinciaux

Au Québec, la plupart des employeurs sont assujettis à la Loi sur les normes du travail (LNT) et à la Loi 25. Les employeurs sous réglementation fédérale (banques, télécommunications, transport interprovincial, sociétés de la Couronne) sont plutôt soumis au Code canadien du travail et à la LPRPDE. Dans les deux cas, les principes fondamentaux — pertinence, consentement et proportionnalité — s'appliquent, mais les recours disponibles en cas de violation diffèrent.

Ce que l'employeur ne peut pas demander

La liste des pratiques interdites est aussi importante que celle des documents autorisés. Les principales interdictions sont les suivantes :

• Relevés bancaires et situation financière : interdits pour la grande majorité des postes. Seules des fonctions impliquant une gestion directe de fonds peuvent justifier une telle demande, avec une base légale explicite.
• Données de santé : aucune information médicale ne peut être demandée avant l'embauche, sauf dans le cadre d'un examen médical d'aptitude réalisé par un professionnel de la santé désigné pour le poste.
• Carte RAMQ comme pièce d'identité : son usage à des fins d'identification est interdit par la loi québécoise.
• Profils sur réseaux sociaux privés : la consultation non sollicitée de ces données dans la décision de recrutement contrevient aux principes de la Loi 25.
• Appartenance syndicale, opinions politiques, religion, orientation sexuelle : toute collecte de ces renseignements constitue une discrimination formellement prohibée par la Charte québécoise.
• Antécédents judiciaires sans lien avec le poste : refuser un candidat sur la base d'un casier judiciaire non pertinent est discriminatoire selon la CDPDJ.

Secteurs réglementés : obligations renforcées

Certains secteurs imposent des vérifications supplémentaires en raison de leur nature réglementée.

Secteur financier : les employeurs assujettis à la réglementation de l'AMF Québec (Autorité des marchés financiers) ou soumis aux obligations de CANAFE (Centre d'analyse des opérations et déclarations financières du Canada) doivent procéder à des vérifications d'identité et d'antécédents renforcées. CANAFE exige notamment la vérification de l'identité des personnes occupant des fonctions sensibles dans le cadre de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT).

Éducation et services à l'enfance : la vérification de vulnérabilité (GRC) est obligatoire pour tout poste en contact avec des mineurs.

Soins de santé et services sociaux : les ordres professionnels (Collège des médecins, Ordre des infirmières et infirmiers, etc.) imposent une vérification du permis d'exercice valide et, souvent, des antécédents judiciaires.

Construction : la Commission de la construction du Québec (CCQ) exige que les travailleurs détiennent une carte de compétence valide, dont la vérification relève de l'employeur.

Préparer un dossier de background check conforme

Un dossier de vérification structuré et conforme au droit québécois suit généralement cette séquence : information du candidat, recueil du consentement, collecte des pièces autorisées, vérification auprès des sources légitimes, puis archivage sécurisé ou suppression selon le résultat du recrutement.

La vérification des documents RH, diplômes et droit au travail fait partie d'un processus plus large de due diligence RH. Pour les employeurs souhaitant structurer cette démarche à l'échelle de l'organisation, le guide de conformité pour les employeurs — droit au travail détaille les obligations légales à chaque étape du recrutement.

CheckFile propose des solutions de vérification documentaire automatisée qui intègrent les exigences de la Loi 25 et de la LPRPDE. Notre approche associe fiabilité technique et conformité réglementaire, avec un niveau de sécurité des données adapté aux exigences du secteur RH. Consultez nos tarifs pour évaluer l'option correspondant à la taille de votre organisation.

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Questions fréquemment posées

Mon employeur peut-il me demander une vérification de casier judiciaire au Québec ?

Oui, pour certains postes. L'employeur ne peut pas accéder directement au casier judiciaire d'un candidat. La vérification doit être réalisée via des services accrédités par la GRC ou les corps de police provinciaux, avec le consentement explicite du candidat. Le refus d'embauche fondé sur le résultat n'est légitime que si l'infraction a un lien direct avec les fonctions du poste, conformément à la Charte québécoise des droits et libertés de la personne et aux lignes directrices de la CDPDJ.

Quels documents un employeur a-t-il le droit de demander au Québec ?

Un employeur peut légalement demander : un permis de conduire provincial ou un passeport canadien valide, le NAS (dans les trois jours suivant l'embauche), le permis de travail pour les ressortissants étrangers, les diplômes et attestations correspondant aux prérequis du poste, et les références professionnelles avec consentement préalable du candidat. Toute autre demande doit être justifiée par un lien direct et nécessaire avec les exigences réelles du poste.

La Loi 25 s'applique-t-elle aux vérifications d'antécédents en recrutement ?

Oui. La Loi 25 s'applique à tout renseignement personnel collecté sur un candidat, y compris dans le cadre d'un background check. L'employeur doit informer le candidat, obtenir son consentement, limiter la collecte au strict nécessaire et supprimer les données une fois la finalité atteinte. Les manquements exposent l'entreprise à des sanctions administratives de la CAI, pouvant aller jusqu'à 25 millions de dollars ou 4 % du chiffre d'affaires mondial pour les violations les plus graves.

Quelle est la durée de conservation des documents de candidature au Québec ?

La Loi 25 impose de ne pas conserver les renseignements personnels au-delà de leur finalité. Pour les dossiers de candidature non retenus, il est recommandé de supprimer les données dans un délai raisonnable après la fin du processus — généralement entre 6 et 24 mois selon le secteur. Les documents contenant des données sensibles (copie de pièce d'identité, résultat de vérification de casier judiciaire) nécessitent une destruction sécurisée.

Quelle est la différence entre la Loi 25 et la LPRPDE pour les employeurs québécois ?

La Loi 25 (loi québécoise) s'applique à la quasi-totalité des employeurs dont les activités se déroulent au Québec et est considérée comme substantiellement similaire à la LPRPDE. Les employeurs sous réglementation fédérale (banques, télécommunications, transport interprovincial) relèvent principalement de la LPRPDE. Dans les deux cas, les obligations fondamentales sont comparables : consentement, minimisation des données, sécurité et transparence. En cas de doute sur le régime applicable, la consultation du Bureau du commissaire à la protection de la vie privée du Canada ou de la CAI est recommandée.