Screening des employés en commerce de détail au Québec

Le screening des employés dans le commerce de détail au Québec désigne l'ensemble des vérifications pré-emploi — identité, droit au travail, vérification du casier judiciaire, références professionnelles et diplômes — que les employeurs doivent effectuer pour se conformer au droit québécois du travail, à la Loi 25 sur la protection des renseignements personnels et aux exigences spécifiques au secteur du détail. Ce guide présente le cadre réglementaire applicable au Québec, les contrôles autorisés et les meilleures pratiques pour les équipes RH du secteur retail.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique ou réglementaire. Les références légales sont exactes à la date de publication. Consultez un professionnel qualifié pour toute situation spécifique à votre organisation.

Qu'est-ce que le retail employee screening au Québec

Le screening des employés dans le commerce de détail québécois regroupe les contrôles effectués par un employeur avant ou au début d'un contrat de travail pour vérifier la légalité de l'emploi, l'identité et les antécédents d'un candidat. Le secteur du commerce de détail au Québec emploie plus de 400 000 travailleurs selon Statistique Canada, avec des pointes saisonnières importantes (périodes des Fêtes, rentrée scolaire, soldes estivaux) qui rendent la gestion du recrutement particulièrement exigeante.

Le cadre légal du screening au Québec est plus contraignant que dans d'autres provinces canadiennes, en raison de l'application de la Loi 25 (Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels) — pleinement en vigueur depuis le 22 septembre 2023 — et de la Charte des droits et libertés de la personne du Québec. La Commission d'accès à l'information du Québec (CAI) est l'autorité de contrôle compétente pour les renseignements personnels au Québec.

Cadre légal du screening au Québec

Droit au travail et vérification de l'identité

L'employeur québécois doit vérifier l'identité de chaque employé avant le début du travail. Pour les citoyens canadiens et les résidents permanents, le permis de conduire québécois, la carte d'assurance maladie (RAMQ) ou le passeport canadien constituent des pièces d'identité valides. Contrairement à d'autres provinces, la carte d'assurance maladie du Québec (RAMQ) ne peut pas être exigée comme pièce d'identité par les employeurs (sauf pour les services médicaux) — c'est une restriction unique au Québec.

Pour les travailleurs étrangers, le permis de travail délivré par Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) — désormais appelé CANAFE pour les besoins AML — doit être vérifié. Un employeur qui omet de vérifier la validité du permis de travail d'un ressortissant étranger ou qui le fait travailler en dehors des conditions de son permis s'expose à des amendes en vertu de la Loi sur l'immigration et la protection des réfugiés (LIPR).

L'employeur doit enregistrer le Numéro d'assurance sociale (NAS) de chaque employé pour les retenues à la source et les feuillets T4/Relevé 1. Un NAS commençant par le chiffre « 9 » indique un statut temporaire — l'employeur doit vérifier séparément le permis de travail et son expiration.

Loi 25 : protection des renseignements personnels au Québec

La Loi 25 impose des obligations inspirées du RGPD européen à toutes les organisations qui collectent des renseignements personnels de résidents québécois. Pour les employeurs du commerce de détail au Québec, les principales obligations sont :

1. Désignation d'un responsable de la protection des renseignements personnels : toute organisation doit nommer un responsable (et publier ses coordonnées)
2. Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) : obligatoire pour tout nouveau projet impliquant des renseignements personnels sensibles ou des technologies de surveillance
3. Notification des incidents de confidentialité : dans les 72 heures à la CAI et à la personne concernée pour les incidents présentant un risque élevé de préjudice
4. Destruction sécurisée : les renseignements personnels doivent être détruits de manière sécurisée lorsqu'ils ne sont plus nécessaires

La CAI peut imposer des sanctions administratives pécuniaires allant jusqu'à 25 millions de dollars canadiens ou 4 % du chiffre d'affaires mondial, pour les violations les plus graves de la Loi 25. Il s'agit de pénalités parmi les plus sévères en Amérique du Nord.

Casier judiciaire au Québec

Au Québec, la vérification du casier judiciaire se fait via une vérification du casier judiciaire de la GRC ou via des corps de police locaux. Contrairement à la France, au Québec il n'existe pas de restriction légale générale interdisant aux employeurs de demander une vérification du casier judiciaire avec le consentement du candidat — mais la Charte des droits et libertés de la personne du Québec protège contre la discrimination fondée sur les antécédents judiciaires si une personne a été reconnue coupable d'une infraction pour laquelle elle a obtenu le pardon (article 18.2 de la Charte).

Les trois niveaux de vérification disponibles au Québec sont :

Charte québécoise et droits des candidats

La Charte des droits et libertés de la personne du Québec offre une protection plus étendue que les chartes canadiennes pour les travailleurs, notamment en matière de :

• Discrimination fondée sur la condition sociale (unique à la Charte québécoise)
• Protection des antécédents judiciaires (article 18.2)
• Droit à la vie privée (article 5)

La Commission des droits de la personne et des droits de la jeunesse (CDPDJ) traite les plaintes pour discrimination dans le recrutement et peut ordonner des dommages et intérêts substantiels.

Vérifications permises dans le retail québécois

Références professionnelles

La vérification de références auprès d'anciens employeurs est permise avec le consentement explicite du candidat. Les questions doivent se limiter aux informations professionnelles objectives : dates d'emploi, titre du poste, responsabilités et motif de départ. Interroger un ancien employeur sur l'état de santé, la grossesse, l'état civil ou les convictions syndicales du candidat constitue une violation de la Loi 25 et de la Charte québécoise.

Au Québec, on parle couramment de « références » plutôt que de « referral » — le terme anglais est moins utilisé dans les milieux RH francophones. La vérification se fait par courriel ou cellulaire selon les pratiques de l'entreprise.

Vérification des diplômes et formations

Pour les postes exigeant une qualification spécifique (pharmacien dans une pharmacie à grande surface, nutritionniste, technicien en informatique), l'employeur peut vérifier les diplômes auprès des établissements d'enseignement ou des ordres professionnels québécois. Les diplômes universitaires québécois peuvent être vérifiés auprès du Bureau de coopération interuniversitaire (BCI). Les ordres professionnels (OAQ, OPQ, etc.) publient leurs registres de membres.

CANAFE et retail à haut risque

Certains commerces de détail québécois sont des « entités déclarantes » en vertu de la Loi sur le recyclage des produits de la criminalité et le financement des activités terroristes (LRPCFAT) et doivent s'enregistrer auprès de CANAFE (équivalent canadien du TRACFIN français). Cela inclut notamment les prêteurs sur gages, les comptoirs de change, les marchands de métaux précieux et de pierres précieuses effectuant des transactions en espèces de plus de 10 000 CAD. Ces entreprises doivent mettre en place un programme de conformité incluant une composante de vérification des employés qui accèdent aux services désignés.

CheckFile permet d'automatiser la vérification des documents d'identité et des justificatifs d'emploi, couvrant plus de 3 200 types de documents dans 32 juridictions, en pleine conformité avec la Loi 25 et la LPRPDE. La solution offre une vérification multi-couche — extraction OCR, analyse des métadonnées et validation croisée inter-documentaire — pour aider les équipes RH du retail québécois. Consultez la page sécurité ou les tarifs. Explorez les solutions pour entreprises ou visitez la page d'accueil.

Pour approfondir la vérification des documents RH, consultez notre guide sur la vérification des documents RH, diplômes et droit au travail et notre article sur la vérification du droit au travail pour les employeurs.

Pour une vision d'ensemble des obligations de conformité documentaire, consultez notre guide de conformité documentaire.

Questions fréquemment posées

La Loi 25 s'applique-t-elle aux petits commerces de détail au Québec ?

Oui. Contrairement à la Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE), qui exclut les organisations dont les activités sont de nature entièrement provinciale et dont le chiffre d'affaires est sous certains seuils, la Loi 25 s'applique à toutes les entreprises qui collectent des renseignements personnels de résidents québécois, quelle que soit leur taille. Même un petit commerce de quartier doit désigner un responsable de la protection des renseignements personnels.

Un employeur québécois peut-il exiger le casier judiciaire d'un candidat ?

Avec le consentement du candidat, oui. Mais l'utilisation de cette information doit respecter la Charte québécoise. Si la personne a obtenu un pardon pour une infraction passée, l'employeur ne peut pas refuser d'embaucher uniquement sur la base de ces antécédents pardonnés (article 18.2 de la Charte). La décision doit être proportionnée aux exigences réelles du poste.

La carte d'assurance maladie (RAMQ) peut-elle être exigée comme pièce d'identité ?

Non. Au Québec, la loi interdit explicitement d'exiger la carte d'assurance maladie à des fins autres que les services médicaux (article 62 de la Loi sur l'assurance maladie). Un employeur qui demande la carte RAMQ comme pièce d'identité pour un emploi dans le retail contrevient à cette loi. Les pièces d'identité acceptées pour l'emploi incluent le permis de conduire, le passeport et la carte de citoyenneté.

Quelles sont les obligations en matière d'incidents de confidentialité sous la Loi 25 ?

En cas d'incident de confidentialité (accès non autorisé, communication ou perte de renseignements personnels), l'employeur doit évaluer si l'incident présente un risque réel de préjudice sérieux. Si c'est le cas, il doit notifier la CAI dans les 72 heures et informer les personnes concernées dans les meilleurs délais. Un registre de tous les incidents de confidentialité doit être maintenu, même ceux qui ne présentent pas de risque sérieux.

Comment vérifier le droit au travail d'un candidat étranger au Québec ?

L'employeur doit vérifier le permis de travail via le système SMGC (Système mondial de gestion des cas) ou, pour les permis de travail ouverts, via le portail IRCC. Une copie du permis de travail valide doit être conservée dans le dossier de l'employé. Pour les travailleurs saisonniers dans l'agriculture ou la transformation alimentaire — secteurs liés à la distribution alimentaire — le Programme des travailleurs étrangers temporaires (PTET) impose des obligations spécifiques aux employeurs participants.