Vérification d'emploi au Québec : contrôler le parcours professionnel d'un candidat
Guide complet pour vérifier les antécédents professionnels au Québec : Loi 25, CANAFE, CNESST, relevé d'emploi. Conformité et automatisation.
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GrokLa vérification d'emploi au Québec s'inscrit dans un cadre juridique à deux niveaux : provincial et fédéral. Les employeurs québécois doivent composer avec la Loi 25 (Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, modernisée en 2022-2023), la Loi sur les normes du travail (LNT), la Commission des normes, de l'équité, de la santé et de la sécurité du travail (CNESST), ainsi que la loi fédérale LPRPDE pour les entreprises à vocation interprovinciale ou fédérale. Ce guide présente les procédures applicables au Québec, les documents à demander et les bonnes pratiques pour une vérification à la fois rigoureuse et conforme au droit québécois et canadien.
Qu'est-ce que la vérification d'emploi au Québec ?
La vérification d'emploi est le processus structuré par lequel un employeur confirme, auprès de sources tierces ou de documents officiels, les informations professionnelles déclarées par un candidat. Au Québec, ce processus est encadré à la fois par le droit provincial et par le droit fédéral, selon la nature de l'employeur et le secteur d'activité.
Juridiction provinciale vs fédérale au Québec
| Domaine | Droit provincial (Québec) | Droit fédéral (Canada) |
|---|---|---|
| Protection des renseignements personnels | Loi 25 (LPRPSP) — CAI | LPRPDE — Commissariat à la vie privée |
| Normes du travail | Loi sur les normes du travail (LNT) — CNESST | Code canadien du travail (entreprises fédérales) |
| Équité en matière d'emploi | Charte des droits et libertés (Québec) | Loi sur l'équité en matière d'emploi (fédéral) |
| Immigration et permis de travail | — | IRCC (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada) |
| Lutte contre le blanchiment | — | CANAFE (LRPCFAT) |
| Marchés financiers | AMF Québec | BSIF (fédéral) |
Selon une étude menée par l'ADP Research Institute, près de 46 % des curriculum vitæ nord-américains contiennent au moins une inexactitude significative. Ce chiffre justifie la mise en place d'un processus de vérification systématique avant toute embauche, dans le respect des règles de la Loi 25 et de la LNT.
Cadre juridique québécois et canadien
Au Québec, la vérification d'emploi est légale à condition de respecter les principes de nécessité, de consentement et de proportionnalité inscrits dans la Loi 25 et la Charte des droits et libertés de la personne.
Loi 25 — Protection des renseignements personnels dans le secteur privé
La Loi 25 (anciennement Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, RLRQ c P-39.1), modernisée en 2022-2023, est l'une des législations sur la protection des renseignements personnels les plus strictes en Amérique du Nord. Elle impose aux employeurs québécois de :
- Collecter uniquement les renseignements nécessaires à la finalité déclarée.
- Informer le candidat de la nature, de la finalité et de l'utilisation prévue des renseignements collectés.
- Obtenir le consentement manifeste, libre et éclairé du candidat avant toute collecte ou communication à des tiers.
- Désigner un responsable de la protection des renseignements personnels (RPP) au sein de l'organisation.
La Commission d'accès à l'information (CAI)](https://www.cai.gouv.qc.ca/organisations/collecte-de-renseignements/) est l'autorité de surveillance compétente au Québec. Elle peut ordonner la cessation d'un traitement non conforme et imposer des sanctions administratives pécuniaires pouvant atteindre 25 millions de dollars canadiens ou 4 % du chiffre d'affaires mondial, selon la gravité de la violation.
LPRPDE — Loi fédérale sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques
La LPRPDE s'applique aux entreprises à vocation fédérale ou interprovinciale (banques, transporteurs aériens, télécommunications) dont les employés travaillent au Québec. Elle impose des obligations similaires à la Loi 25, bien que la CAI ait établi que la Loi 25, dans sa version modernisée, offre une protection substantiellement similaire à la LPRPDE pour le secteur privé québécois.
Loi sur les normes du travail (LNT, RLRQ c N-1.1)
La LNT régit les conditions minimales de travail au Québec pour les salariés relevant de la compétence provinciale. Bien qu'elle ne porte pas directement sur la vérification des antécédents, elle encadre les pratiques de recrutement en interdisant toute pratique discriminatoire contraire à la Charte des droits et libertés de la personne du Québec, laquelle interdit la discrimination fondée sur la race, la couleur, le sexe, la grossesse, l'orientation sexuelle, l'état civil, l'âge, la religion, les convictions politiques, la langue, l'origine ethnique ou nationale, la condition sociale et le handicap.
Un employeur qui procède à des vérifications sans consentement préalable s'expose à des sanctions de la CAI et à des recours civils en vertu du Code civil du Québec (Livre V — Des obligations). Ce risque est souvent sous-estimé par les équipes RH.
Documents requis pour la vérification au Québec
Six catégories de documents permettent de vérifier de manière fiable le parcours professionnel d'un candidat au Québec.
NAS — Numéro d'assurance sociale
Le NAS (numéro d'assurance sociale) est l'identifiant unique délivré par Service Canada à chaque travailleur au Canada. Il est utilisé à des fins fiscales et de prestations sociales. L'employeur peut demander le NAS d'un candidat uniquement après avoir décidé de l'embaucher, conformément aux lignes directrices du Commissariat à la vie privée du Canada. Il ne doit pas être collecté en phase de présélection.
Relevé d'emploi (ROE) — Service Canada
Le relevé d'emploi (ROE) est le document officiel émis par l'employeur à la fin de chaque emploi. Il indique les dates de début et de fin d'emploi, les heures travaillées, la rémunération assurable et le motif de cessation d'emploi. Le ROE est déposé électroniquement auprès de Service Canada et est accessible au candidat via son compte Mon dossier Service Canada. C'est l'équivalent québécois de l'attestation employeur française ou de l'attestation Dimona belge.
Talons de paye et relevés de rémunération
Les talons de paye (ou chèques de paie) constituent des preuves directes de la relation d'emploi, du poste occupé et de la rémunération perçue. Le candidat peut fournir ses talons des dernières périodes de paie chez chaque employeur. Ces documents doivent être croisés avec les informations du ROE pour détecter toute incohérence.
Diplômes québécois
Le système de diplômes québécois comprend plusieurs niveaux :
- DES (diplôme d'études secondaires) : décerné par le ministère de l'Éducation du Québec.
- DEP (diplôme d'études professionnelles) : formation professionnelle technique, délivré par les centres de formation professionnelle.
- DEC (diplôme d'études collégiales) : décerné par les collèges (cégeps), il peut être préuniversitaire ou technique.
- Baccalauréat, maîtrise, doctorat : délivrés par les universités québécoises. La cote R (cote de rendement au collégial), calculée par le SRAM (Service régional d'admission du Montréal métropolitain) ou le BCI (Bureau de coopération interuniversitaire), est utilisée pour l'admission universitaire mais peut également figurer dans le dossier académique d'un candidat.
La vérification des diplômes doit être effectuée directement auprès de l'établissement émetteur ou via les services officiels de vérification académique.
Vérification des antécédents judiciaires
Au Québec, la vérification des antécédents judiciaires peut être effectuée auprès du corps de police municipal ou de la Sûreté du Québec. Pour certains postes impliquant un contact avec des personnes vulnérables (enfants, personnes âgées), la CNESST encadre les pratiques en matière de vérification de la sécurité au travail. L'employeur ne peut exiger une vérification d'antécédents que si cela est justifié par la nature du poste et avec le consentement du candidat.
Permis de travail pour travailleurs étrangers
Pour les travailleurs étrangers temporaires ou les résidents permanents en cours de processus d'immigration, un permis de travail délivré par IRCC (Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada) est requis. L'employeur a l'obligation de vérifier la validité du permis avant toute mise au travail, notamment pour s'assurer que le permis autorise le type de travail proposé (permis ouvert ou fermé, restriction à un employeur précis).
Processus de vérification étape par étape au Québec
Un processus structuré en cinq étapes permet de réduire les délais, de minimiser les risques juridiques et d'assurer une expérience candidat respectueuse du droit québécois.
| Étape | Action | Responsable | Délai indicatif |
|---|---|---|---|
| 1. Information et consentement | Informer le candidat des vérifications prévues par courriel ou formulaire ; recueillir son consentement manifeste et documenté | RH / recruteur | J+0 (offre acceptée) |
| 2. Collecte des documents | Demander le ROE, les talons de paye, les diplômes et tout document pertinent via un portail sécurisé | RH | J+1 à J+3 |
| 3. Vérification des diplômes et accréditations | Croiser les diplômes avec les établissements émetteurs ; vérifier les ordres professionnels (Ordre des ingénieurs du Québec, Barreau du Québec, etc.) si applicable | RH / prestataire | J+3 à J+5 |
| 4. Confirmation des emplois précédents | Analyser les ROE et talons de paye ; contacter les anciens employeurs avec l'accord du candidat | RH / prestataire | J+3 à J+7 |
| 5. Synthèse et décision | Rédiger un rapport de vérification, archiver conformément à la Loi 25 et statuer sur l'embauche | RH / RPP / direction | J+7 à J+10 |
Les organisations québécoises qui formalisent ce processus réduisent significativement le délai moyen entre l'offre et l'intégration effective, tout en renforçant leur conformité à la Loi 25 et à la LNT.
Automatiser la vérification avec l'IA
L'automatisation de la vérification d'emploi par intelligence artificielle réduit le traitement d'un dossier complet de plusieurs jours à quelques heures, tout en maintenant une conformité totale avec les obligations de la Loi 25 et de la LPRPDE.
Des outils comme CheckFile analysent automatiquement les documents soumis par les candidats : détection de falsifications, cohérence des dates d'emploi, vérification de la mise en forme des documents officiels canadiens et québécois (ROE, relevés de Revenu Québec, diplômes d'établissements reconnus), et croisement avec des bases de données tierces. Cette approche élimine les erreurs humaines liées à la vérification manuelle et libère les équipes RH pour des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Avantages concrets pour les employeurs québécois
- Rapidité : traitement d'un dossier complet en moins de 24 heures contre 5 à 10 jours en manuel.
- Cohérence : chaque candidat est soumis au même niveau de contrôle, sans biais humain.
- Traçabilité Loi 25 : chaque vérification est documentée et archivée, ce qui facilite la conformité avec les obligations de la Commission d'accès à l'information.
- Scalabilité : un volume important de candidatures peut être traité simultanément, sans augmenter les effectifs RH.
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Pour aller plus loin, consultez également notre guide sur le background check employeur et notre article sur la vérification des diplômes en contexte RH.
Fraudes fréquentes et signaux d'alerte
La fraude au curriculum vitæ est un phénomène bien documenté au Canada : des études sectorielles estiment qu'entre 30 % et 40 % des candidats embellissent ou falsifient au moins un élément de leur parcours professionnel.
Types de fraudes les plus courants en contexte québécois
- Dates d'emploi falsifiées : le candidat étire artificiellement la durée d'un poste pour masquer une période d'inactivité ou un départ en mauvais termes. La confrontation avec le ROE officiel permet de détecter rapidement ces incohérences.
- Intitulés de poste surévalués : un « conseiller» se transforme en «directeur» sur le curriculum vitæ. Les talons de paye ou le ROE peuvent révéler l'écart entre le titre déclaré et la réalité.
- Diplômes inexistants ou non obtenus : mention d'un baccalauréat non décroché ou d'un DEC jamais complété. La vérification directe auprès du cégep ou de l'université permet de lever le doute.
- Accréditations professionnelles expirées ou fictives : présentation d'une membership active à un ordre professionnel (Ordre des ingénieurs, Barreau, CPA Québec) alors qu'elle est expirée ou n'a jamais existé. Les ordres professionnels québécois disposent de registres publics en ligne.
- Permis de travail périmé ou falsifié : pour les travailleurs étrangers, la vérification auprès d'IRCC est indispensable.
Signaux d'alerte à surveiller
- Trous inexpliqués dans le curriculum vitæ sur plusieurs mois ou années, sans mention d'une période de formation ou d'inactivité volontaire.
- Incohérence entre la date de fin d'emploi déclarée et les informations figurant sur le ROE ou les talons de paye.
- Employeurs québécois dont l'existence ne peut être confirmée via le REQ (Registraire des entreprises du Québec) — l'équivalent québécois du Kbis.
- Documents dont la mise en page présente des incohérences typiques d'une falsification (typographie mélangée, logos approximatifs, numéros de NAS erronés).
- Références qui ne rappellent pas ou dont le cellulaire n'est pas attribué.
- Adresses courriel de références génériques (Gmail, Hotmail) plutôt qu'institutionnelles.
Retrouvez la liste complète des vérifications recommandées dans notre guide complet de vérification documentaire.
Questions fréquentes
Puis-je contacter un ancien employeur sans l'accord du candidat au Québec ?
Non. Contacter un tiers pour recueillir des renseignements sur un candidat sans son consentement constitue une violation de la Loi 25 et des principes généraux de protection des renseignements personnels. Vous devez toujours obtenir un consentement manifeste, libre, éclairé et spécifique avant toute prise de contact avec un ancien employeur. Ce consentement devrait être recueilli par courriel ou via un formulaire électronique horodaté.
Quelle est la durée légale de conservation des renseignements collectés lors de la vérification ?
La Loi 25 impose que les renseignements personnels collectés ne soient pas conservés au-delà de la durée nécessaire à la finalité pour laquelle ils ont été collectés. Pour un candidat non retenu, la politique de rétention recommandée par la CAI est généralement de un à deux ans maximum après la fin du processus de recrutement. Pour les employés recrutés, les dossiers suivent les règles de conservation prévues par la LNT et les politiques internes de l'organisation.
La vérification d'emploi est-elle obligatoire au Québec ?
Elle n'est pas imposée par la loi pour la majorité des postes. En revanche, elle est fortement recommandée pour les postes à responsabilité (direction financière, accès à des renseignements personnels sensibles, travail auprès de personnes vulnérables). Pour certains secteurs réglementés (services financiers sous la supervision de l'AMF Québec, institutions fédérales soumises au CANAFE), des vérifications spécifiques peuvent être exigées.
Comment vérifier un diplôme étranger présenté par un candidat au Québec ?
Les diplômes obtenus à l'étranger peuvent nécessiter une évaluation comparative par un organisme reconnu. Au Québec, le ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l'Intégration (MIFI) offre un service d'évaluation comparative des études effectuées hors Québec. Pour les professions réglementées, la reconnaissance est assurée par l'ordre professionnel compétent (par exemple, l'Ordre des ingénieurs du Québec pour les ingénieurs, le Barreau du Québec pour les avocats).
Quelle est la différence entre une vérification d'emploi et un background check au Québec ?
La vérification d'emploi se concentre sur le parcours professionnel déclaré (postes, diplômes, références). Le background check est plus large : il peut inclure une vérification des antécédents judiciaires (auprès de la Sûreté du Québec ou du service de police municipal), un contrôle de solvabilité ou une vérification des sanctions réglementaires (AMF Québec). Ces deux processus sont complémentaires et détaillés dans notre article sur le background check employeur.
Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un avis juridique. Pour toute situation spécifique, consultez un avocat spécialisé en droit du travail québécois ou votre responsable de la protection des renseignements personnels (RPP).