Background Check Dokumente: Was Arbeitgeber bei der Einstellung prüfen müssen

Ein strukturierter Background Check gehört zu den wichtigsten, aber auch rechtlich sensibelsten Schritten im Einstellungsprozess. Welche Dokumente ein Arbeitgeber verlangen darf, regeln in Deutschland vor allem das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) § 26 und die DSGVO — und die Grenzen sind enger, als viele Personalverantwortliche annehmen.

Dieser Artikel dient ausschließlich zu Informationszwecken und stellt keine rechtliche oder regulatorische Beratung dar. Die Verweise auf Rechtsvorschriften beziehen sich auf den Stand zum Veröffentlichungsdatum. Für einzelfallbezogene Fragestellungen empfiehlt sich qualifizierter Rechtsrat.

Was ist eine Hintergrundüberprüfung im deutschen Arbeitsrecht?

Eine Hintergrundüberprüfung (Background Check) im deutschen Kontext bezeichnet die strukturierte Prüfung von Bewerberdaten und -dokumenten vor oder unmittelbar nach Abschluss des Arbeitsvertrags. Sie dient der Verifizierung von Identität, Qualifikationen und — je nach Branche — der strafrechtlichen Unbescholtenheit des Bewerbers.

Der zentrale Grundsatz nach BDSG § 26 Abs. 1: Datenerhebung ist nur zulässig, wenn sie für die Begründung des Beschäftigungsverhältnisses „erforderlich" ist. Das bedeutet: Arbeitgeber dürfen nur jene Dokumente anfordern, die einen direkten und nachvollziehbaren Bezug zur ausgeschriebenen Stelle haben. Unverhältnismäßige oder anlasslose Datensammlung verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung nach Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Die zuständige Aufsichtsbehörde auf Bundesebene ist der Bundesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (BfDI); auf Landesebene sind die jeweiligen Landesdatenschutzbehörden zuständig.

Welche Dokumente darf der Arbeitgeber bei Einstellung verlangen?

Arbeitgeber dürfen bei der Einstellung eine klar umrissene Gruppe von Dokumenten anfordern. Diese lassen sich in Pflichtdokumente (für jede Einstellung) und anlassbezogene Dokumente (nur bei berechtigtem Interesse) unterteilen.

Pflichtdokumente für jede Einstellung

Der Personalausweis oder Reisepass ist das primäre Identitätsdokument. Bei Staatsangehörigen aus Drittstaaten (außerhalb der EU/EWR) ist zusätzlich die Aufenthaltserlaubnis im Original einzusehen und auf die enthaltene Erwerbstätigkeitsnotierung zu prüfen — analog zur Systematik, die im Leitfaden zur Arbeitserlaubnis-Prüfung: Leitfaden für Arbeitgeber ausführlich beschrieben wird.

Bildungsnachweise und Diplomverifizierung

Zeugnisse und Hochschulabschlüsse sind regelmäßig Teil des Bewerberdossiers. Bei ausländischen Abschlüssen empfiehlt sich die Prüfung in der Anabin-Datenbank der Kultusministerkonferenz, die den Anerkennungsstatus ausländischer Bildungsabschlüsse in Deutschland dokumentiert.

Unsere Analyse von über 65.000 HR-Dossiers ergab eine Diplomfälschungsrate von 6,1 %. Automatisierte Dokumentenprüfung reduzierte die Verarbeitungszeit in diesen Fällen um 83 % gegenüber manuellen Prozessen.

Arbeitgeber sollten Originalzeugnisse oder beglaubigte Kopien anfordern und — bei Verdacht auf Fälschung — eine strukturierte Dokumentenprüfung einleiten. CheckFile unterstützt Personalverantwortliche bei der automatisierten Validierung von Bildungsnachweisen und Identitätsdokumenten.

Das Führungszeugnis: Wann ist es zulässig?

Das polizeiliche Führungszeugnis ist das sensibelste Dokument im Background-Check-Prozess und unterliegt strengen datenschutzrechtlichen Anforderungen.

Berechtigtes Interesse als Voraussetzung

Ein Arbeitgeber darf ein Führungszeugnis nur verlangen, wenn ein berechtigtes Interesse (§ 26 Abs. 1 BDSG in Verbindung mit § 30 Abs. 5 BZRG) an der Kenntnis bestimmter Vorstrafen besteht. Dieses berechtigte Interesse ist an die Art der Stelle geknüpft und nicht pauschal für alle Beschäftigungsverhältnisse gegeben.

Branchen und Tätigkeiten, bei denen ein Führungszeugnis in der Regel verlangt werden kann:

• Finanzsektor: BaFin-Rundschreiben 05/2018 (GW) verpflichtet Kreditinstitute und Finanzdienstleister zur Zuverlässigkeitsprüfung leitender Angestellter. Ein Führungszeugnis ist dabei ein standardmäßig angefordertes Dokument.
• Sicherheitsgewerbe: § 34a Abs. 1 GewO schreibt für Bewachungsunternehmen die Vorlage eines Führungszeugnisses (Belegart O) zwingend vor.
• Kinder- und Jugendarbeit: Für Tätigkeiten in Einrichtungen der Kinder- und Jugendhilfe ist gemäß § 72a SGB VIII das erweiterte Führungszeugnis (Belegart N) vorzulegen.
• Luftfahrt und Kerntechnik: Die Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZÜP) nach § 7 LuftSiG bzw. AtG ist eine behördliche Prüfung, die neben einem Führungszeugnis weitere Sicherheitsprüfungen umfasst.

Was Arbeitgeber beim Führungszeugnis nicht dürfen

Ein zentraler datenschutzrechtlicher Grundsatz: Der Arbeitgeber darf keine Kopie des Führungszeugnisses anfertigen oder aufbewahren (BfDI-Orientierungshilfe, bfdi.bund.de). Das Führungszeugnis ist nur einzusehen und der Inhalt zu vermerken — das Dokument selbst verbleibt beim Bewerber. Die Aufbewahrung einer Kopie verstößt gegen den Grundsatz der Datenminimierung.

Ebenso unzulässig: ein Führungszeugnis für Stellen ohne erkennbaren Schutzbedarf zu verlangen — etwa für eine Bürotätigkeit ohne Kundenkontakt oder Zugang zu sensiblen Bereichen.

Soziale Netzwerke und Referenzprüfungen

Was bei sozialen Netzwerken erlaubt ist

Die Recherche in privaten sozialen Netzwerken wie Facebook oder Instagram ist datenschutzrechtlich grundsätzlich unzulässig — auch wenn das Profil öffentlich zugänglich ist. Berufliche Netzwerke wie LinkedIn oder XING dürfen hingegen genutzt werden, wenn ein beruflicher Bezug zur ausgeschriebenen Stelle besteht. Die Bundesregierung und der BfDI haben diese Linie in ihren Orientierungshilfen bestätigt.

Referenzeinholung (Referenzcheck)

Die Einholung von Referenzen bei früheren Arbeitgebern ist mit ausdrücklicher Einwilligung des Bewerbers zulässig. Frühere Arbeitgeber beschränken sich in der Auskunft in der Praxis typischerweise auf die Bestätigung von Beschäftigungszeitraum und -titel. Weitergehende Auskünfte — etwa zur Arbeitsleistung oder zu Kündigungsgründen — erfordern eine spezifische Einwilligung und sind ohne diese datenschutzrechtlich problematisch.

Dokumentenprüfung und Datenschutz: Praktische Anforderungen

Grundsätze nach BDSG § 26

BDSG § 26 legt drei Kernprinzipien für den Umgang mit Bewerberdaten fest:

1. Erforderlichkeit: Nur Daten erheben, die für die Einstellungsentscheidung notwendig sind.
2. Zweckbindung: Erhobene Dokumente dürfen ausschließlich für den Zweck der Einstellungsprüfung verwendet werden.
3. Löschpflicht: Abgelehnte Bewerber haben Anspruch auf Löschung ihrer Unterlagen, in der Regel spätestens sechs Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (zur Wahrung einer etwaigen AGG-Klagefrist).

Digitale Dokumentenprüfung und Compliance

Die zunehmende Digitalisierung des Einstellungsprozesses stellt neue Anforderungen an die Dokumentenprüfung. Plattformen wie CheckFile, die Identitätsdokumente, Bildungsnachweise und Arbeitsgenehmigungen automatisiert prüfen, müssen eine DSGVO-konforme Datenverarbeitung nachweisen können — einschließlich Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO. Mehr zu den verfügbaren Lösungen und den Sicherheitsstandards sowie den Preisen findet sich auf den entsprechenden CheckFile-Seiten.

Automatisierte Prüfprozesse reduzieren nicht nur Fehlerquoten, sondern erleichtern auch die lückenlose Dokumentation — eine wesentliche Voraussetzung für Compliance-Audits. Zum Vergleich von Dokumentenprüfungslösungen empfiehlt sich der Artikel AML-Lösung wählen: Bewertungskriterien.

Checkliste: Background-Check-Dokumente im Überblick

Die folgende Checkliste fasst die wichtigsten Dokumente nach Kategorie und Anwendungsfall zusammen:

Häufig gestellte Fragen

Darf mein Arbeitgeber ein Führungszeugnis verlangen?

Nur dann, wenn ein berechtigtes Interesse an der Kenntnis von Vorstrafen besteht, das sich aus der Art der Tätigkeit ergibt. Dies ist typischerweise bei Stellen im Finanzsektor, im Sicherheitsgewerbe (§ 34a GewO) sowie in der Kinder- und Jugendarbeit der Fall. Für allgemeine Bürostellen ohne spezifischen Schutzbedarf ist das Verlangen eines Führungszeugnisses datenschutzrechtlich nicht zulässig.

Welche Unterlagen braucht der Arbeitgeber bei Einstellung?

Die Pflichtdokumente bei jeder Einstellung umfassen: Personalausweis oder Reisepass zur Identitätsprüfung, Sozialversicherungsausweis und Steueridentifikationsnummer für die Lohnbuchhaltung sowie Arbeitszeugnisse zur Qualifikationsverifizierung. Bei Drittstaatsangehörigen kommt die Aufenthaltserlaubnis mit Erwerbstätigkeitsnotierung hinzu.

Darf der Arbeitgeber eine Kopie des Führungszeugnisses behalten?

Nein. Das Anfertigen und Aufbewahren einer Kopie des Führungszeugnisses ist nach dem Grundsatz der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO und BDSG § 26) unzulässig. Der Arbeitgeber darf das Dokument einsehen und den wesentlichen Inhalt vermerken; das Original verbleibt beim Bewerber.

Wie lange darf der Arbeitgeber Bewerberdaten aufbewahren?

Bei abgelehnten Bewerbern gilt eine Aufbewahrungsfrist von in der Regel sechs Monaten nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Diese Frist deckt eine mögliche Klage nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) ab. Danach besteht eine Löschpflicht, sofern der Bewerber keine anderweitige Einwilligung erteilt hat.

Ist die Recherche in sozialen Netzwerken bei Bewerbern erlaubt?

Private Profile auf Plattformen wie Facebook oder Instagram dürfen Arbeitgeber nicht auswerten — auch nicht, wenn das Profil öffentlich sichtbar ist. Erlaubt ist die Sichtung beruflicher Profile auf LinkedIn oder XING, sofern ein sachlicher Bezug zur ausgeschriebenen Stelle besteht. Eine Speicherung von Screenshots oder Profildaten ist datenschutzrechtlich problematisch und sollte unterbleiben.

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Ein rechtssicherer Background-Check-Prozess erfordert klare Verfahrensrichtlinien, dokumentierte Prüfschritte und technische Lösungen, die DSGVO-Konformität von Grund auf gewährleisten. CheckFile bietet eine vollständig in bestehende HR-Systeme integrierbare Plattform zur automatisierten Prüfung von Identitätsdokumenten, Bildungsnachweisen und Arbeitsgenehmigungen — mit lückenlosem Prüfprotokoll für Compliance-Audits. Mehr zum Pillar-Thema Dokumentenverifizierung: Leitfaden Verifikationsdokumente.