Regelgevend kader
Portugal heeft zijn anti-witwassysteem in de afgelopen jaren aanzienlijk versterkt, met name onder impuls van de Europese richtlijnen en de wederzijdse evaluaties door de FATF. De basistekst is de Lei n.° 83/2017 de 18 de agosto (wet nr. 83/2017 van 18 augustus), die de 4e Europese anti-witwasrichtlijn (AMLD4) heeft omgezet en de voormalige wet nr. 25/2008 heeft vervangen. Deze wet is gewijzigd door de Lei n.° 58/2020 om de vereisten van de AMLD5 te integreren, en door latere wijzigingen voor de omzetting van de AMLD6.
De Banco de Portugal is de prudentiële toezichthoudende autoriteit voor kredietinstellingen, financiële maatschappijen, betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld. De bank is verantwoordelijk voor het toezicht op de naleving van de AML/CFT-verplichtingen in de financiële sector en beschikt over controle- en sanctiebevoegdheden. De ASF (Autoridade de Supervisão de Seguros e Fundos de Pensões) houdt toezicht op de verzekerings- en pensioenfondssector. De CMVM (Comissão do Mercado de Valores Mobiliários) houdt toezicht op de effectenmarkten en beheermaatschappijen.
De UIF (Unidade de Informação Financeira), verbonden aan de Polícia Judiciária, is de Portugese Financial Intelligence Unit. Zij ontvangt en analyseert de meldingen van verdachte transacties (comunicações de operações suspeitas) die door meldingsplichtige entiteiten worden ingediend en beslist over de doorverwijzing naar de rechterlijke autoriteiten.
Het DCIAP (Departamento Central de Investigação e Ação Penal) is de gespecialiseerde afdeling van het Openbaar Ministerie voor de vervolging van economische en financiële misdrijven, waaronder het witwassen van geld. Het Portugese systeem kenmerkt zich door een nauwe coördinatie tussen de UIF, het DCIAP en de sectorale toezichthoudende autoriteiten.
Meldingsplichtige entiteiten
Artikel 4 van de Lei 83/2017 definieert de meldingsplichtige entiteiten (entidades obrigadas):
- Kredietinstellingen: commerciële banken, spaarbanken (caixas económicas), coöperatieve landbouwkredietinstellingen (caixas de crédito agrícola mútuo)
- Financiële maatschappijen: gespecialiseerde kredietmaatschappijen, factoringmaatschappijen, leasingmaatschappijen
- Betalingsinstellingen en instellingen voor elektronisch geld: fintechs, betalingsdienstaanbieders
- Verzekerings- en herverzekeringsmaatschappijen: voor levensverzekeringsactiviteiten en kapitalisatieverrichtingen
- Vermogensbeheermaatschappijen en beleggingsondernemingen: SGFIM, durfkapitaalmaatschappijen
- Aanbieders van diensten op het gebied van virtuele activa: platforms voor de uitwisseling van crypto-activa, geregistreerd bij de Banco de Portugal
- Juridische beroepen: advocaten (advogados), solicitadores, notarissen (notários)
- Boekhoudkundige beroepen: wettelijke accountants (revisores oficiais de contas), gecertificeerde accountants (contabilistas certificados)
- Vastgoedmakelaars: mediadores imobiliários
- Handelaren in goederen van hoge waarde: voor contante transacties van meer dan 10.000 euro
- Casino's en gokexploitanten: landgebonden casino's, online gokexploitanten die zijn geautoriseerd door het SRIJ
- Organisaties zonder winstoogmerk: stichtingen en verenigingen van openbaar nut, onder bepaalde voorwaarden
Portugal heeft de verplichtingen ook uitgebreid tot dienstverleners aan vennootschappen en trusts (trust and company service providers), overeenkomstig de AMLD5.
Cliëntenonderzoek
Standaard cliëntenonderzoek (CDD)
De standaard zorgvuldigheidsverplichtingen (dever de identificação e diligência) worden beschreven in de artikelen 23 tot 34 van de Lei 83/2017:
Identificatie van de cliënt: voor Portugese ingezetenen is het Cartão de Cidadão (burgerkaart, die identiteitskaart, socialezekerheidskaart, gezondheidskaart en fiscale kaart combineert) het referentiedocument. Voor buitenlanders die in Portugal woonachtig zijn, de verblijfsvergunning of het paspoort. Voor rechtspersonen de inschrijving in het Registo Comercial en het identificatienummer voor rechtspersonen (NIPC).
Identiteitsverificatie: de verificatie moet worden uitgevoerd met betrouwbare en onafhankelijke middelen. De Banco de Portugal heeft specifieke instructies uitgevaardigd (Aviso n.° 2/2018) met de aanvaardbare verificatiemiddelen, waaronder verificatie in persoon, verificatie op afstand via video-identificatie onder strikte voorwaarden, en het gebruik van het systeem Chave Móvel Digital (Portugese mobiele digitale handtekening) voor elektronische identificatie.
Identificatie van de uiteindelijk begunstigde (beneficiário efetivo): elke natuurlijke persoon die direct of indirect meer dan 25% van het kapitaal of de stemrechten bezit, of die via enig ander middel feitelijke controle uitoefent. Portugal heeft het RCBE (Registo Central do Beneficiário Efetivo) opgericht, een centraal register van uiteindelijk begunstigden dat toegankelijk is voor meldingsplichtige entiteiten en wordt beheerd door het IRN (Instituto dos Registos e do Notariado).
Beoordeling van het doel en de aard van de zakelijke relatie: begrip van de activiteit van de cliënt, de herkomst van de middelen en het doel van de verrichtingen.
Doorlopend toezicht: regelmatige actualisering van informatie en monitoring van transacties om eventuele inconsistenties te detecteren.
Verscherpt cliëntenonderzoek (EDD)
Verscherpte zorgvuldigheidsmaatregelen (medidas reforçadas de diligência) zijn van toepassing in de volgende situaties:
- Politiek prominente personen (PEP's — pessoas politicamente expostas): de definitie omvat nationale, buitenlandse en internationale functies, evenals naaste familieleden en bekende medewerkers. Goedkeuring door de directie, verduidelijking van de herkomst van het vermogen en de middelen, verscherpt toezicht.
- Derde landen met een hoog risico: landen die door de Europese Commissie of de FATF zijn geïdentificeerd.
- Correspondentbankrelaties met instellingen in derde landen: beoordeling van het AML/CFT-systeem van de correspondentinstelling.
- Complexe of ongebruikelijke verrichtingen: transacties waarvan het bedrag, de modaliteiten of de partijen niet overeenkomen met het profiel van de cliënt.
- Golden Visa-programma: Portugal past specifieke verscherpte zorgvuldigheidsmaatregelen toe voor het programma voor verblijfsvergunning voor investering (ARI), vanwege de geïdentificeerde witwasrisico's in deze sector. Aanvullende controles op de herkomst van de middelen en de identiteitsverificatie van investeerders zijn vereist.
Vereiste documenten
Voor natuurlijke personen:
- Cartão de Cidadão (Portugese ingezetenen) of paspoort/verblijfsvergunning (buitenlanders)
- NIF (Número de Identificação Fiscal)
- Recent bewijs van woonadres (comprovativo de morada)
- Eventueel documentatie over de herkomst van middelen (voor PEP's en investeerders in het ARI-programma)
Voor rechtspersonen:
- NIPC (Número de Identificação de Pessoa Coletiva)
- Certidão permanente van het Registo Comercial (online uittreksel uit het handelsregister)
- Actueel maatschappelijk contract (pacto social/statuten)
- Identiteitsbewijzen van de gerentes (beheerders) of administradores (bestuurders)
- Inschrijving in het RCBE (Registo Central do Beneficiário Efetivo)
- Eventueel volmachten
Voor niet-ingezeten entiteiten:
- Equivalent van het uittreksel uit het handelsregister van het land van herkomst, geapostilleerd of gelegaliseerd
- Identificatie van de uiteindelijk begunstigden volgens de eisen van de Portugese wet
Bewaartermijn: 7 jaar na het einde van de zakelijke relatie of de uitvoering van de transactie (Portugal heeft gekozen voor een termijn die langer is dan het Europese minimum van 5 jaar).
Meldingsverplichtingen
Melding van verdachte transacties: meldingsplichtige entiteiten moeten aan de UIF (via het online systeem) elke verrichting of poging tot verrichting melden waarvan zij weten, vermoeden of redelijke gronden hebben om te vermoeden dat deze verband houdt met het witwassen van geld of de financiering van terrorisme. De melding moet onmiddellijk na het ontstaan van het vermoeden worden gedaan.
Plicht tot niet-uitvoering: wanneer er een vermoeden bestaat, moet de meldingsplichtige entiteit afzien van het uitvoeren van de verdachte transactie totdat zij de UIF op de hoogte heeft gebracht, tenzij het niet-uitvoeren het risico met zich meebrengt dat het onderzoek naar de cliënt wordt geschaad of de transactie redelijkerwijs niet kan worden uitgesteld.
Systematische melding: bepaalde verrichtingen moeten systematisch aan de Banco de Portugal worden gemeld, met name grensoverschrijdende geldovermakingen boven bepaalde drempels en contante verrichtingen van meer dan 15.000 euro.
Verbod op informeren (dever de não divulgação): de meldingsplichtige entiteit mag de cliënt noch derden informeren over de aan de UIF gedane melding.
In 2024 heeft de UIF ongeveer 8.000 meldingen van verdachte transacties ontvangen, een volume dat voortdurend groeit als weerspiegeling van het toenemende bewustzijn in de Portugese financiële sector.
Sancties bij niet-naleving
Administratieve sancties:
- Zeer ernstige overtredingen: boete van 50.000 tot 5.000.000 euro voor rechtspersonen, of tot 10% van de jaarlijkse omzet. Voor natuurlijke personen boete van 25.000 tot 5.000.000 euro. Verbod op het uitoefenen van leidinggevende functies.
- Ernstige overtredingen: boete van 25.000 tot 2.500.000 euro voor rechtspersonen. Tijdelijke schorsing van activiteiten.
- Lichte overtredingen: boete van 5.000 tot 500.000 euro.
Strafrechtelijke sancties:
- Witwassen van geld (artikel 368-A van de Código Penal) wordt bestraft met 2 tot 12 jaar gevangenisstraf
- Financiering van terrorisme (artikel 5-A van de Lei 52/2003) wordt bestraft met 8 tot 15 jaar gevangenisstraf
- Het niet melden van een verdachte transactie kan een strafbaar feit vormen
Publicatie van sancties: sanctiebesluiten worden gepubliceerd op de websites van de toezichthoudende autoriteiten, met vermelding van de gesanctioneerde entiteit.
Hoe CheckFile u ondersteunt
Het Portugese KYC-kader vertoont bijzonderheden, met name het multifunctionele Cartão de Cidadão, het RCBE-register van uiteindelijk begunstigden en de verscherpte eisen in verband met het Golden Visa-programma. CheckFile biedt een oplossing voor documentverificatie op basis van kunstmatige intelligentie die op deze specifieke kenmerken is afgestemd.
Het platform verifieert automatisch de authenticiteit van het Portugese Cartão de Cidadão, verblijfsvergunningen en meer dan 6.000 typen internationale documenten. De AI analyseert de beveiligingskenmerken van het document (chip, hologrammen, optisch variabele inkten), extraheert de biografische gegevens en voert kruisvalidatie uit met de opgegeven informatie. Voor verificaties in verband met het Golden Visa-programma maakt CheckFile een verscherpte analyse mogelijk van financiële documenten die de herkomst van de investeringsmiddelen aantonen.
CheckFile genereert een volledig en van tijdstempels voorzien auditspoor, gearchiveerd gedurende de 7 jaar die de Portugese wetgeving vereist. De integratie via API past zich aan aan Portugese banksystemen en onboarding-platforms, waardoor het verificatieproces wordt geautomatiseerd met behoud van de door de Banco de Portugal vereiste kwaliteit. De verwerking voldoet aan de AVG met Europese gegevensopslag.
Veelgestelde vragen
Welke documenten zijn vereist voor KYC in Portugal?
Voor Portugese ingezetenen is het Cartão de Cidadão het referentiedocument, vergezeld van het NIF. Voor buitenlanders zijn de verblijfsvergunning of het paspoort met NIF vereist. Voor rechtspersonen zijn het NIPC, de certidão permanente van het handelsregister, de statuten, de identiteitsbewijzen van de bestuurders en de inschrijving in het RCBE noodzakelijk. De bewaartermijn bedraagt 7 jaar na het einde van de zakelijke relatie.
Wat zijn de sancties bij niet-naleving van KYC in Portugal?
Sancties voor zeer ernstige overtredingen kunnen oplopen tot 5 miljoen euro of 10% van de jaarlijkse omzet. Witwassen is strafbaar met 2 tot 12 jaar gevangenisstraf. Financiering van terrorisme wordt bestraft met 8 tot 15 jaar gevangenis. Sancties worden gepubliceerd met vermelding van de gesanctioneerde entiteit, wat een aanzienlijk reputatierisico met zich meebrengt.
Hoe vaak moeten KYC-verificaties in Portugal worden geactualiseerd?
De frequentie van actualisering is gebaseerd op risico. Cliënten met een hoog risico (PEP's, Golden Visa-investeerders, hoog-risicolanden) worden jaarlijks herzien. Cliënten met een standaardrisico worden om de 3 jaar herzien en cliënten met een laag risico om de 5 jaar. Uitlokkende gebeurtenissen (wijziging van uiteindelijk begunstigde, ongebruikelijke transactie, informatie uit externe bron) vereisen een onmiddellijke actualisering van het dossier.