Know Your Supplier (KYS) : checklist de vérification fournisseurs en Belgique

Le Know Your Supplier (KYS) est le processus par lequel une organisation vérifie systématiquement l'identité légale, la situation de conformité et les coordonnées bancaires de ses fournisseurs avant et pendant toute relation commerciale. En Belgique, ce processus s'appuie sur un cadre réglementaire distinct du droit français, avec des institutions et des obligations propres au contexte belge.

La réglementation belge applicable est principalement la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la restriction de l'utilisation des espèces, qui transpose les 4e et 5e directives anti-blanchiment de l'UE. La supervision est partagée entre la Cellule de traitement des informations financières (CTIF), la Banque Nationale de Belgique (BNB), et l'Autorité des services et marchés financiers (FSMA), selon le secteur d'activité. Les manquements peuvent entraîner des sanctions administratives allant jusqu'à 10 % du chiffre d'affaires annuel.

D'après notre analyse de plus de 180 000 dossiers traités mensuellement, les équipes achats qui automatisent leur processus KYS réduisent de 83 % le temps de traitement et de 67 % le coût par dossier fournisseur (analyse interne CheckFile, 2026).

Qu'est-ce que le Know Your Supplier (KYS) ?

Le KYS couvre trois dimensions complémentaires : la vérification de l'identité légale du fournisseur, l'authentification de ses coordonnées bancaires, et l'évaluation continue de son profil de risque. Un programme KYS complet inclut :

• La vérification de l'existence légale et du statut de la société (active, faillite, dissolution)
• L'identification des bénéficiaires effectifs (UBO — Ultimate Beneficial Owners)
• Le screening sur les listes de sanctions internationales (UE, OFAC, ONU)
• La vérification des PEP (personnes politiquement exposées) au sein de la direction
• L'analyse des actualités négatives (adverse media screening)
• L'authentification des coordonnées bancaires (IBAN belge) pour prévenir la fraude

La 6e directive anti-blanchiment (AMLD6), transposée par la Directive (UE) 2024/1640, oblige toutes les entités assujetties belges à appliquer des mesures de vigilance renforcée à leurs partenaires commerciaux présentant un risque élevé (Directive (UE) 2024/1640, Art. 22).

Cadre réglementaire belge du KYS

Loi du 18 septembre 2017 (BCFT) : les entités assujetties — banques, assureurs, notaires, réviseurs d'entreprises, experts-comptables, agents immobiliers — doivent exercer une vigilance sur leurs clients et, par extension, sur leurs fournisseurs participant à des opérations soumises à déclaration. Le site de la CTIF précise les obligations de déclaration et les secteurs concernés.

FSMA (Autorité des services et marchés financiers) : supervise les entités financières non bancaires. La FSMA publie des circulaires et lignes directrices spécifiques sur les obligations d'identification et de vérification des contreparties.

BNB/NBB (Banque Nationale de Belgique) : supervise les établissements de crédit et les entreprises d'investissement. Les lignes directrices de la BNB complètent les obligations légales pour les entités du secteur bancaire.

SPF Économie et BCE (Banque-Carrefour des Entreprises) : le registre public belge des entreprises est la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE), accessible via le portail du SPF Économie. En Belgique, les entreprises sont identifiées par leur numéro d'entreprise BCE (10 chiffres), distinct du système SIRET/SIREN français.

Réglementation sur les bénéficiaires effectifs : le Registre UBO belge, instauré par arrêté royal du 30 juillet 2018 et géré par le SPF Finances, impose à toutes les sociétés et associations belges d'enregistrer leurs bénéficiaires effectifs. Ce registre est consultable via MyMinfin.

Checklist KYS en Belgique : les 12 vérifications

1–4 : Vérification de l'identité légale

5–6 : Vérification des coordonnées bancaires

L'authentification de l'IBAN belge et de la titularité du compte est la protection la plus efficace contre la fraude au changement de RIB/IBAN. Ce type d'attaque représente 31 % des cas de fraude documentaire fournisseur recensés dans notre analyse. La vérification doit être systématique à chaque modification bancaire, quel que soit le canal de communication utilisé.

7–9 : Screening sanctions, PEP et adverse media

Le contrôle doit couvrir la liste de sanctions consolidée de l'UE, la liste OFAC et les listes de l'ONU, ainsi que les sanctions nationales belges publiées par le SPF Finances. La détection des PEP doit s'étendre aux administrateurs, associés majoritaires et bénéficiaires effectifs.

10–12 : Vérifications sectorielles spécifiques

Certifications professionnelles, assurances RC professionnelle, et attestations de régularité sociale et fiscale belges : certificat de bonne vie et mœurs (extrait de casier judiciaire) pour les entreprises individuelles, et attestation ONSS pour les prestataires engageant du personnel en Belgique.

Scoring de risque fournisseur

L'Indice de Risque Documentaire CheckFile positionne les dossiers fournisseurs dans les secteurs à fort volume transactionnel à un score moyen de 6,2/10, justifiant l'automatisation des contrôles pour maintenir l'exhaustivité des vérifications.

Spécificités belges : différences avec le système français

Le cadre belge présente plusieurs différences structurelles importantes pour les équipes achats :

Numéro d'entreprise vs SIRET : en Belgique, les entreprises sont identifiées par un numéro d'entreprise à 10 chiffres (ex. : 0xxx.xxx.xxx), enregistré à la BCE. Il n'existe pas d'équivalent belge du SIRET ou du numéro SIREN français.

TVA belge (BE xxxx.xxx.xxx) : le numéro de TVA belge est dérivé du numéro d'entreprise et permet une vérification en ligne via le système VIES de la Commission européenne.

Registre UBO vs RBE : le Registre UBO belge est distinct du Registre des Bénéficiaires Effectifs (RBE) français géré par l'INPI. En Belgique, c'est le SPF Finances qui administre le Registre UBO via MyMinfin.

ONSS vs URSSAF : l'attestation de régularité sociale belge est délivrée par l'Office National de Sécurité Sociale (ONSS), et non par l'URSSAF française. Pour les marchés publics, le respect des obligations ONSS est vérifié automatiquement via le système Telemarc.

KYS, KYC et KYB : quelles différences ?

Pour approfondir les obligations de vérification des entreprises partenaires, consultez notre guide KYB : vérification des documents d'entreprise lors de l'onboarding et la checklist de due diligence pour les entreprises.

Automatiser le processus KYS en Belgique

La gestion manuelle d'un processus KYS pour un portefeuille de 100 fournisseurs actifs représente entre 200 et 300 vérifications par an. Le risque d'oubli et d'incohérence croît de façon exponentielle avec la taille du portefeuille.

CheckFile permet d'automatiser la collecte et la vérification des extraits BCE, IBAN, registre UBO et attestations ONSS — directement intégré dans vos flux ERP existants. La traçabilité de chaque vérification est essentielle pour les contrôles CTIF et FSMA.

Pour une vue d'ensemble des enjeux de conformité documentaire dans les relations tiers, consultez le guide de vérification des documents.

Cet article est fourni à titre informatif uniquement et ne constitue pas un conseil juridique, financier ou réglementaire en droit belge. Pour toute situation spécifique, consultez un expert juridique ou compliance agréé en Belgique.

Questions fréquemment posées

Qu'est-ce que le Know Your Supplier (KYS) en Belgique ?

Le KYS en Belgique est le processus de due diligence par lequel une organisation vérifie l'identité légale (via la BCE et le Registre UBO), la situation de conformité et les coordonnées bancaires de ses fournisseurs. Il s'appuie sur la loi du 18 septembre 2017 et les lignes directrices de la CTIF, de la FSMA et de la BNB selon le secteur concerné.

Quelle est la différence entre la CTIF et la FSMA en matière de KYS ?

La CTIF (Cellule de traitement des informations financières) est l'unité de renseignement financier belge — elle reçoit et analyse les déclarations de soupçon. La FSMA supervise les entités financières non bancaires (assureurs, gestionnaires de patrimoine, courtiers). Pour les établissements de crédit, c'est la BNB qui exerce la supervision prudentielle. Le KYS fournisseur relève de la FSMA pour les entités qu'elle supervise.

Comment vérifier le numéro d'entreprise d'un fournisseur belge ?

Le numéro d'entreprise belge (format 0xxx.xxx.xxx) peut être vérifié gratuitement sur le portail public de la Banque-Carrefour des Entreprises. Ce portail permet de confirmer le statut actif de l'entreprise, son siège social, ses activités enregistrées et ses représentants légaux.

Le Registre UBO belge est-il public ?

Partiellement. Le Registre UBO belge est accessible via MyMinfin. Les entités assujetties à la loi du 18 septembre 2017 ont un accès complet. Le grand public a accès à certaines informations de base, mais l'accès intégral est réservé aux entités ayant une obligation légale de vérification ou démontrant un intérêt légitime.

Quels documents collecter auprès d'un fournisseur belge ?

Le dossier KYS d'un fournisseur belge doit inclure : extrait BCE récent (<3 mois), statuts et actes de constitution, extrait du Registre UBO, IBAN certifié sur en-tête de l'entreprise, attestation ONSS de régularité sociale, et attestation fiscale SPF Finances. Ces documents doivent être vérifiés dans leur source officielle et non simplement collectés auprès du fournisseur.