Klantverhaal
Nul vertraging in de fiscale periode: hoe een accountantskantoor 40% meer volume heeft verwerkt
500 jaarrekeningen per jaar, 25 medewerkers, honderden herinneringen aan klanten: dit kantoor met meerdere vestigingen heeft de controle van bewijsstukken gedigitaliseerd.
Context
Sector
Accountantskantoor met meerdere vestigingen (500 mkb-klanten)
Volume
500 jaarrekeningen/jaar, 12.000+ bewijsstukken
Tools
Boekhoud- en collectiesoftware
Team
25 boekhoudkundig medewerkers
Het probleem
De fiscale periode concentreert 60% van de jaarlijkse werkbelasting in 4 maanden. Elk ontbrekend stuk leidt tot een herinnering, vertraging en frustratie -- zowel bij de klant als bij de medewerker.
- Eindeloze herinneringen aan klanten over ontbrekende of onleesbare stukken
- Boekhoudkundige afwijkingen pas laat ontdekt, in de revisiefase
- Medewerkers regelmatig met burn-out tussen januari en mei
- Vertraging van belastingaangiften bij 15% van de dossiers
- Collectietools verzamelen wel, maar controleren geen consistentie
De oplossing
CheckFile.ai controleert automatisch elk bewijsstuk direct bij ontvangst, per type dossier: jaarrekening, btw, fiscale aangifte.
- Regels per type opdracht: jaarrekening, btw-aangifte, fiscale aangifte
- Automatische detectie van ontbrekende stukken al in de collectiefase
- Kruisvalidatie tussen documenten (consistentie omzet, kosten, btw)
- Automatische klantnotificaties voor aan te leveren stukken
De resultaten
0
vertraging in de fiscale periode
+40% meer volume verwerkt zonder extra personeel
-60%
tijdsbesparing op stukken verzamelen
Geautomatiseerde herinneringen, snellere reacties
85%
afwijkingen ontdekt vóór revisie
Fouten vooraf gecorrigeerd, niet achteraf
+35
punten NPS medewerkers
Interne tevredenheid sterk gestegen
“Voorheen stond de fiscale periode gelijk aan doorgewerkte nachten en ontevreden klanten. Dit jaar hebben we 40% meer jaarrekeningen afgerond zonder extra personeel aan te nemen, en zonder één enkele vertraging. CheckFile heeft ons vak veranderd.”
Vennoot-accountant
Accountantskantoor met meerdere vestigingen